Política de gastos y reembolsos

Esta política tiene como objetivo establecer las directrices que los socios del capítulo Wikimedia México, A.C. deberán observar para realizar gastos y solicitar reembolsos respecto del presupuesto de la asociación para llevar a cabo las actividades de la misma.

El encargado de la observancia de los procedimientos previstos en esta política es el Tesorero de la Mesa Directiva electo de conformidad a lo establecido en los Estatutos de las asociación. En caso de que el tesorero esté en conflicto con lo previsto en esta político o no pueda ejercitar su cargo, será responsabilidad del Presidente el cumplimiento de esta política.

Todas las cantidades enumeradas en esta política se entienden expresadas en pesos mexicanos (MXN).

En lo relativo a gastos de viaje, los socios deberán sujetarse además a lo previsto en la Política de viajes.

Primera parte. Autorización de gastos

1.- Podrá ser objeto de autorización cualquier gasto que esté directamente relacionado con el cumplimiento de los objetivos de la asociación y de las metas de la fundación Wikimedia en territorio mexicano. Cualquier gasto no relaciondo no podrá ser aprobado.

2.- No podrá hacerse ningún gasto no autorizado conforme a la presente política. Si cualquier miembro de la asociación decide realizar un gasto en contradicción a la presente política se entenderá como realizado de manera personal y no podrá pedir el reembolso de las cantidades erogadas.

3.- La autorización de los gastos procede de la siguiente manera:

3.1.- Los gastos desde $1.00 hasta $250.00 podrán realizarse sin autorización expresa del tesorero, siempre y cuando sean gastos únicos tendientes a la realización de actividades relacionadas con los objetivos de la asociación y puedan ser justificables mediante recibo o nota. Los gastos individuales que sumados resulten en una cantidad mayor a $250.00 deberán sujetarse a lo previsto en el siguiente apartado.

3.2.- Los gastos desde $251.00 hasta $10,000.00 deberán ser autorizados por el tesorero. La autorización deberá solicitarse mediante correo electrónico previa explicación del destino que se dará al gasto. En estos casos, los gastos deberán ser justificables mediante factura expedida a nombre de Wikimedia México, A.C. o nota en el caso de los gastos de baja cuantía y solo si el tesorero lo juzga adecuado.

3.3.- Los gastos mayores a $10,001.00 deberán ser autorizados por el tesorero previa consulta a la Mesa Directiva. El procedimiento para su autorización será el mismo que el del apartado anterior. En estos casos, los gastos deberán ser justificables siempre mediante factura.

4.- Para la autorización de los gastos conforme al apartado anterior el Tesorero deberá tener en cuenta:

4.1.- Que los gastos serán destinados a realizar alguna actividad relacionada con los objetivos de la asociación.

4.2.- Que los gastos son razonables y acordes a la actividad a realizar.

4.3.- Que la persona que los solicita no haya tenido un mal cumplimiento de la presente política.

5.- Una vez autorizado un gasto, el Tesorero procederá a realizar el depósito correspondiente, solicitar la extensión del cheque a quientes tengan esa facultad o realizar el retiro para el pago en mano de las cantidades. En todos los casos, el Tesorero deberá dejar constancia del método empleado para el pago.

Segunda parte. Reembolsos

6.- Para que el reembolso de un gasto sea aprobado será necesario realizar en todos los casos, sin importar el monto, mediante solicitud realizada en los términos de la presente política por la persona que erogó el gasto y mediante el formato aprobado para tal efecto.

7.- La aprobación de un reembolso será realizado por el Tesorero, salvo en los casos en que el gasto sea realizado por él mismo en cuyo caso la aprobación deberá hacerla el Presidente de la Asociación.

8.- El reembolso de las cantidades previstas en el apartado 3.3 deberá realizarse con aviso a la Mesa Directiva por parte del Tesorero previamente a realizar el pago.

9.- Una solicitud de reembolso no podrá realizarse fuera del plazo de 30 días naturales posteriores a la erogación del gasto por parte el miembro del capítulo. En el caso de diversas cantidades erogadas para una misma actividad, el término se calculará a partir de la fecha del último gasto realizado.

El retraso en el plazo previsto en el párrafo anterior trae como consecuencia que el gasto se entienda como realizado de manera personal y se pierda el derecho al reembolso de las cantidades erogadas. En el caso de causa mayor o imposibilidad grave para realizar la solicitud dentro del plazo podrá pedirse una extensión del plazo por otros 30 días ante la Mesa Directiva, quien juzgará si la gravedad del caso amerita otorgarle dicho periodo extra.

10.- La solicitud de reembolso deberá ser acompañada de las notas y facturas que acrediten los gastos correspondientes de conformidad al punto 3 de esta política.

11.- Si la solicitud no es aprobada el tesorero deberá devolver la solicitud acompañada de una justificación de porque el pago fue negado. En caso de autorización parcial, la justificación deberá hacerse respecto al monto negado.

12.- Todo lo no previsto por la presente política podrá ser decidido mediante resolución por la Mesa Directiva.